Há uma infinidade de fatores que influenciam no sucesso (ou não) de um projeto. O trabalho de gerenciar recursos diferentes, pessoas em áreas de atuação diferentes e, às vezes, em locais e até culturas diferentes é um desafio enorme. Quero sugerir aqui alguns pontos que podem ajudar (e muito) nesse desafio na hora de gerenciar um projeto.

• Objetivo – O primeiro passo é ter objetivos bem definidos. Parece óbvio, mas nem sempre isso acontece. Uma boa ideia é utilizar um objetivo S.M.A.R.T., que é a sigla em inglês para Específico (Specific), Mensurável (Measurable), Atingível (Attainable), Realista (Realistic) e com tempo determinado (Time bound). Objetivos bem elaborados o ajudarão em, praticamente, todos os passos do projeto.

• Entregas no lugar de tarefas – Faça o planejamento baseado em entregas no lugar de tarefas. Essa simples mudança de filosofia aumenta muito o engajamento dos envolvidos no projeto, pois dá mais liberdade para trabalhar e diminui a frustração. Em um projeto que utiliza tarefas como base, estas costumam se multiplicar, dando a impressão de sisifismo, ou seja, parece que o projeto “anda, anda e não sai do lugar”.

• Cuidado com a segurança – Chamo de segurança aquele aumento no prazo para garantir a entrega, por exemplo, se uma atividade leva 8 horas e se pede uma estimativa de prazo a quem fará esta atividade é provável que teremos algo em torno de 3 dias, e se este prazo passa por níveis hierárquicos, certamente mais segurança será adicionada. Apesar de dar a sensação de segurança ou de parecer garantir a entrega do projeto no prazo, precisamos considerar que na grande maioria dos casos os recursos são pessoas, ou seja, precisamos considerar a questão humana. Por isso, na maioria dos casos esse prazo a mais será consumido pela Síndrome do Estudante e/ou pela Lei de Parkinson. Sendo assim, segurança demais atrasa o projeto.

• Visibilidade – Utilize uma ferramenta que dê visibilidade do andamento do projeto a todos os envolvidos, seja via software, quadro, mural ou qualquer outra opção. Essa visibilidade permite aos envolvidos acompanharem as entregas, planejando melhor o início de cada atividade e permite também a auto-organização dos envolvidos para ajudar nos pontos de problema (“swarming”). É comum subestimar a capacidade de auto-organização das pessoas envolvidas no projeto, mas essa capacidade pode ajudar e muito.

• Definição de Pronto – Alguns projetos se arrastam por muito tempo simplesmente por não terem uma definição de pronto. Definição de pronto é a definição dos itens que o produto do projeto precisa entregar com determinada qualidade para que este projeto seja considerado terminado e deve ser acordado com o cliente do projeto. Praticamente tudo que se faz pode ser melhorado e, se ficar preso neste ciclo de melhorar cada aspecto que poderia ser entregue, o projeto será eterno.

• Abrace a mudança – No mundo moderno podemos dizer seguramente que a mudança é uma constante, e lutar contra isso é inútil. Fazer um planejamento extremamente detalhado é louvável, mas se qualquer mudança fará com que você tenha que refazer todo o planejamento e, por isso, irá atrasar todo o projeto. Trabalhe com lotes menores e você terá mais facilidade para lidar com as mudanças, pois poderá responder rapidamente e diminuirá consideravelmente o retrabalho.

Tiago Prado – Membro da M2BS, Técnico em Eletrônica pelo Liceu de Artes e Ofícios de São Paulo, e Consultor em TI e Telecom

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